一、定期接待制度
1、 为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理，业委会设立业主接待制度。
2、业委会接待业主，采取值班定时接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时，可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。
3、业委会回复或处理业主意见、建议或投诉，应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》、《业主公约》为依据。
4、 业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理：
（一）涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题，由业委会转交物业公司处理，要求物业公司整改并加强监督；
（二）涉及其他业主违反业主公约的问题，依照业主公约的规定进行处理；
（三）涉及业主共同利益的重大事项，经业委会研究决定后，召开业主大会表决决定；
（四）涉及业委会自身存在的问题，由业委会研究改进解决；
（五）不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。
5、 业委会专门设置业主意见登记簿，由接待人员进行书面记录和登记。除可以当即回复的以外，应在有相应处理方案时予以答复。
附：
值班定时接待：每周三 19：00——21：00， 位置，业委会办公室
业主联系箱：业委会办公室门口
联系电话：
主任 ：手机
副主任 ：手机
邮箱：
博客：
委员 ：电话
委员 ：手机
委员 ：手机
二、工作记录制度
1、业主（代表）大会会议采用集体讨论形式：会前15日就会议内容、时间、地点在小区 位置、 位置公示栏内公告，书面通知街道房办和居委会。会中认真核实业主身份且双过半，现场投票，当场开票宣布结果。会后3日内公告决定并拍照存档。
2、业主（代表）大会会议采用书面征求意见形式：会前15日就会议形式、内容、时间、地点及工作人员名单在小区 位置、 位置公示栏内公告，书面通知街道房办和居委会，前7日表决票送达业主。会中表决票回收、统计、公开验票、当场公布结果、封存。会后3日内公告决定并拍照存档。
3、做好业主大会会议、业主委员会会议、物业服务合同协商签订活动，以及物业管理中各项重要事项的记录，并妥善保管。
三、 信息公开制度
1、业主委员会应当建立信息公开制度。
2、按照规定3日内公布业主大会和业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。
3、每半年公布专项维修资金和公共收益收支；接受业主查询所保管的物业管理信息。
四、档案管理制度
1、档案由专人管理，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度。
2、档案管理人员应做好档案收集，整理，归档等工作。
3、按照“档案保管期限”和“档案监管、销毁制度”保管好档案。
4、档案管理人员应做好借阅、登记手续，对于借阅时间较长的档案，及时催要，使用者查阅保密档案，必须经业委会领导同意后方可查阅。
5、档案库房必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，库房内的档案应排列有序，按照保管期限或类别，项目进行保管。
五、印章管理制度
（一）、印章的保管：
1、印章（包括业主委员会公章、财务专用章等）分别由业主委员会不同委员妥善保管，确保印章安全。
2、印章保管人和保管方式由业主委员会集体讨论决定，印章如不慎遗失，保管人员应及时向业主委员会报告，到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动，应及时上缴印章，由业主委员会重新确定印章管理人员。
3、所有用印必须经业主委员会过半数委员同意方可使用, 凡未经半数以上委员批准，一律不能使用印章。印章使用人必须做好用印登记手续，并留存文件原件副本存档，以便备查，绝对禁止在空白纸上加盖公章。
（二）、印章的使用程序
1、所有印章的使用都要事先认真填写《公章使用登记表》，并经业主委员会过半数委员在《登记表》上签字同意方可使用。
2、紧急情况必须使用公章时，使用人需与业委会过半数委员联系，向其说明情况，得到多数委员的口头同意后方可使用，但事后公章使用人必须在一周内完成《公章启用登记表》的补签工作，同意使用公章的其他委员必须亲自核实情况，确认属实后方可进行补签，如有不实有权拒签并追究有关人员的责任。
3、每次公章使用都要有记录，要记录申请使用人姓名、用途、盖章人姓名
（三）、印章的使用范围
1、印章使用必须符合《管理规约》、《业主大会议事规则》、有关选聘和解聘物业管理企业方案与合同、《业主委员会章程》、专项维修资金使用和筹集方案以及业主大会通过的决议、决定、公告、协议、规章制度等。
2、业主委员会主任、副主任应该每月核对印章使用登记本登记情况，确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。
3、凡违章使用公章，造成经济损失或严重不良影响的，交市、区主管部门查处，由责任人承担法律责任。
本工作制度由业主委员会负责解释，接受业主监督。
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