为规范本小区业主大会的组织和运作，保障业主依法行使共同管理权，维护小区全体业主的合法权益和公共秩序，依据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》《业主大会和业主委员会指导规则》等相关法律法规及政策规定，结合本小区实际情况，制定本规则。
本规则适用于涿州市香邑溪谷小区（以下简称 “本小区”）业主大会的成立、召开、议事及相关活动，同时适用于业主委员会的运作及业主共同权益的维护。
涿州市香邑溪谷小区业主大会
1. 地址：涿州市东兴北街 159 号
2. 总户数：3294 户，其中住宅3210户，面积337389.92平；商业84户，面积20707.22平
3. 专有部分与共有部分划分
（1）专有部分：各业主独立所有的房屋及附属空间
（2）共有部分：包括小区道路、绿地、电梯、楼道、停车场（库）、公共设施设备等全体业主共同所有的区域及设施
业主委员会作为业主大会依法选举产生的执行机构，履行下列职责：
1. 执行业主大会的决定和决议，及时向业主反馈执行情况；
2. 定期召集业主大会会议，每年至少向业主大会报告 1 次工作情况及物业管理实施细节；
3. 代表业主与业主大会选聘的物业服务企业签订、续签或解除物业服务合同，监督合同履行；
4. 建立业主意见反馈机制，每月收集业主、物业使用人的意见和建议，督促物业服务企业整改落实；
5. 严格监督管理规约的实施，对违反管理规约的行为进行劝阻、制止；
6. 制定物业服务费催缴方案，督促业主按时足额交纳物业服务费及其他相关费用；
7. 负责建筑物及其附属设施维修资金的筹集、申请使用及公示，建立专项管理台账；
8. 调解业主之间、业主与物业服务企业之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷；
9. 定期检查小区共用部位、共用设施设备的维护情况，提出维修或更新建议；
10. 协助街道办事处（乡镇人民政府）、社区居民委员会开展社区治理相关工作；
11. 妥善保管业主大会及业主委员会的档案资料、印章和经费；
12. 履行业主大会赋予的其他职责。
1. 定期会议：每季度至少召开 1 次，固定于每季度第 1 个月第 2 周周末召开，遇节假日顺延；
2. 临时会议：出现下列情形之一的，应在 5 日内召开：（1）经三分之一以上业主委员会委员提议；（2）业主委员会主任认为必要；（3）物业服务企业书面提议；（4）发生紧急事项需即时决策。
1. 召集与主持：会议由主任召集和主持；主任不能履行职责的，由副主任召集和主持；副主任不能履行职责的，由半数以上委员共同推举 1 名委员召集和主持；
2. 通知规范：召开会议前 3 日，需将会议时间、地点、议题通过书面形式及业主微信群通知全体委员，并在小区公告栏公示，接受业主监督。
1. 出席要求：会议需有过半数委员出席方可召开；委员因特殊情况不能出席的，需提前 1 日书面请假并说明理由；
2. 议题范围：会议议题需限定于业主委员会职责范围，委员可提前 2 日提交议题建议；
3. 表决方式：采用记名投票方式，决议需经全体委员过半数同意方可生效；
4. 回避原则：涉及委员利害关系的议题，该委员需回避，不得参与表决及会议讨论。
1. 记录要求：会议需制作书面记录，明确议题、讨论内容、表决结果及行动方案，由出席委员签字确认；
2. 公示规范：会议决议需在小区显著位置公告，公告期限不少于 7 日，接受业主查询和监督。
第九条 业主大会会议可采用以下形式，具体由业主委员会确定：
1. 现场会议：在小区指定场地集中召开，可根据需要设置主会场及分会场；
2. 网络投票：使用符合国家规定、具备安全认证的网络投票系统，明确投票起止时间（不少于 24 小时）、操作流程及异议处理方式；
3. 书面征求意见：将征求意见函送达每位业主；无法直接送达的，需在小区显著位置公告，明确反馈截止时间及提交方式。
第十条 定期会议：
每年至少召开 1 次，固定于每年第四季度（10-12 月）召开，具体日期由业主委员会提前确定。
第十一条：临时会议：
第十二条：出现下列情形之一的，业主委员会需在 30 日内组织召开：
1. 经专有部分面积占比 20% 以上且人数占比 20% 以上的业主提议（本小区至少 657 户业主，以实际核算为准）；
2. 业主委员会委员人数不足总数的二分之一时；
3. 维修资金使用、改建重建建筑物等紧急事项需决策时；
4. 业主委员会依法决定的
5. 法律、法规、规章规定的其他情形。
前款约定的事项依法应当取得行政许可或者备案的，业主大会作出的决定自行政机关作出行政许可或予以备案后方可实施。
业主共同决定事项，应当由专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决。决定前款第六项至第八项规定的事项，应当经参与表决专有部分面积四分之三以上的业主且参与表决人数四分之三以上的业主同意。决定前款其他事项，应当经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。
议题确定：议事内容需符合业主大会职责范围；业主委员会在确定议题前，需通过业主微信群、意见箱等渠道征求业主意见，议题草案公示不少于 5 日。
第十四条 议事流程：
采用 “议题说明 — 业主讨论 — 集中表决” 的流程，鼓励业主现场或通过线上渠道发表意见，业主委员会需安排专人记录并及时回应。
业主投票权数由专有部分面积投票权数和业主人数投票权数两部分组成，每位业主享有平等投票权（依法被限制人身自由或剥夺政治权利的除外）。
1. 已办理物权登记的，按不动产登记簿记载的面积计算；
2. 未办理物权登记但已实测的，按测绘机构出具的实测面积计算；
3. 未实测的，按房屋买卖合同记载的面积计算；
4. 同一专有部分有多个所有权人的，按 1 个专有部分计算面积。
1. 1 个专有部分按 1 人计算；同一专有部分有多个所有权人的，推选 1 名代表行使投票权；
2. 尚未办理产权登记但已合法占有房屋的，按房屋买卖合同约定的权利人计算；
3. 业主为无民事行为能力人或限制民事行为能力人的，由其法定代理人代为行使投票权。
1. 业主委员会在会议召开前 15 日，公示表决事项、表决方式、投票规则及相关说明材料；
2. 对表决事项存在疑问的业主，可在公告期内提出，业主委员会需在 3 日内予以书面答复。
1. 现场投票：业主携带身份证明及房屋产权证明到场投票，工作人员核对身份后发放选票；
2. 网络投票：业主通过指定系统登录验证身份后，在线投票，系统自动记录投票信息；
3. 书面投票：业主填写选票后，可直接提交业主委员会或投入指定投票箱，投票箱由 2 名以上委员共同看管。
1. 投票结束后，由业主委员会组织 3 名以上非委员业主共同参与计票、监票；
2. 按专有部分面积投票权数和业主人数投票权数分别统计，两项均满足本规则规定比例方可视为表决通过；
3. 计票过程全程录像，确保公开透明，计票结果由计票人、监票人签字确认。
4. 本住宅小区全体业主同意采用以下第一种表决票认定规则：
一、已有效送达的表决票，业主在约定的时间内未按照本规约第六条业主大会会议形式的约定通过线上或者线下表示意见的，视为参与表决，同时按下列第 （二） 种约定方式处理：
（一）视为不同意；但在差额选举业主委员会委员、差额选择物业服务企业选聘方案以及差额选择等表决事项，该表决票视为废票。
（二）视为同意已表示意见的多数票意见。
（三）视为弃权。
二、已有效送达的表决票，业主在约定的时间内未按照本规约第六条业主大会会议形式的约定通过线上或者线下表示意见的，视为未参与表决。
1. 表决结果需在会议结束后 3 日内，在小区显著位置及业主微信群公示，公示期限不少于 7 日；
2. 公示内容包括表决事项、参与投票业主人数及面积、各选项得票情况、表决结果是否通过等；
3. 业主对结果有异议的，可在公示期内申请复核，业主委员会需在 3 日内组织复核并公示复核结果。
1. 为本小区业主，且在本小区实际居住满 1 年以上；
2. 热心公益、责任心强，具备一定组织能力和法律知识，有充足工作时间；
3. 遵守法律法规、本规则及管理规约，无违法违规记录；
4. 无损害小区公共利益行为；
5. 不存在本规则第二十三条规定的禁止情形。
1. 违反国家法律、法规、规章或本规则、管理规约，造成不良影响的；
2. 无故缺席业主委员会会议连续 3 次以上的；
3. 因物业转让、灭失等原因不再是本小区业主的；
4. 因疾病、出国等原因丧失履行职责能力的；
5. 被依法追究刑事责任的；
6. 存在利用委员身份谋取私利、泄露业主隐私等行为的；
7. 其他不宜担任委员的情形。
1. 业主委员会成员人数为 5-11 人的单数，具体人数由首次业主大会确定；
2. 委员每届任期不超过 5 年，可连选连任，任期届满需按时组织换届；
3. 委员名单需在小区显著位置公示，接受业主监督。
1. 任期届满前 3 个月，业主委员会成立换届筹备组，成员包括现任委员、3 名业主代表及社区居民委员会代表 1 名；
2. 筹备组制定换届选举方案，明确选举流程、候选人条件及报名期限，公示不少于 7 日。
1. 业主自愿报名或由 10 户以上业主联名推荐，报名期限不少于 5 日；
2. 筹备组对候选人进行资格审查，确定候选人名单并公示，公示期限不少于 7 日。
1. 筹备组组织召开业主大会，通过现场投票或网络投票方式选举新一届委员；
2. 按得票率从高到低确定委员人选，得票率需超过参与投票业主人数的 50%；
3. 选举结果公示不少于 7 日，无异议后，新一届业主委员会正式成立。
1. 新旧业主委员会在换届选举结果生效后 10 日内完成交接；
2. 交接内容包括档案资料、印章、经费、维修资金台账等，交接过程需有社区居民委员会见证，签订交接清单。
1. 委员因辞职、资格终止等原因出现空缺，且空缺人数超过委员总数三分之一的，需在 30 日内组织补选；
2. 空缺人数未超过三分之一的，可在下次业主大会会议上一并补选。
1. 业主委员会发布补选通知，明确补选名额、候选人条件及报名期限（不少于 3 日）；
2. 按本规则第二十六条规定产生候选人，进行资格审查并公示；
3. 组织业主投票选举，补选委员任期为原委员剩余任期；
4. 补选结果公示不少于 7 日，无异议后正式任职。
1. 业主大会和业主委员会工作经费由全体业主承担，筹集方式由业主大会决定；
2. 经费来源包括：物业服务费中按每户每月5%提取、共有部分经营收益（如广告位租赁、停车场收益）的 20%、业主自愿捐赠等；
3. 筹集标准需根据小区实际运营需求确定，调整时需经业主大会表决通过。
1. 业主大会及业主委员会会议组织费用（场地租赁、资料打印等）；
2. 公告、公示材料制作及张贴费用；
3. 办公用品购置、档案保管及设备维护费用；
4. 与物业服务企业沟通协调、纠纷调解产生的合理费用；
5. 经费审计、法律顾问咨询等专业服务费用；
6. 其他与业主大会、业主委员会工作相关的合理费用。
1. 经费实行专款专用，开立独立银行账户，由 2 名委员分别负责账户管理和印章保管，实行双人双签制度；
2. 建立详细经费台账，记录收支明细，每月由专人核对账目；
3. 每季度向业主大会报告经费收支情况，在小区显著位置公示，公示期限不少于 7 日；
4. 年度经费收支情况需委托第三方审计机构审计，审计结果向全体业主公示。
1. 业主大会印章名称：涿州市香邑溪谷小区业主大会；
2. 业主委员会印章名称：涿州市香邑溪谷小区业主委员会；
3. 印章由业主委员会自成立备案后依法刻制，刻制完成后需向街道办事处（乡镇人民政府）及县级房地产行政主管部门备案。
1. 业主大会印章由业主委员会主任保管，业主委员会印章由副主任保管，实行专人负责、专柜存放；
2. 建立印章保管台账，记录保管人信息、交接情况，保管人变更需办理交接手续并公示。
1. 使用印章需经业主委员会半数以上委员同意，填写《印章使用申请表》，注明使用事由、文件名称及份数；
2. 需使用业主大会印章的事项：业主大会决议、管理规约及议事规则修订文件、维修资金筹集及使用决议等；
3. 需使用业主委员会印章的事项：物业服务合同签订、委员任职通知、日常工作函件等；
4. 严禁擅自使用印章对外担保、签订经济合同或从事其他超出职责范围的活动。
1. 每次用印需留存文件复印件，详细记录使用时间、事由、批准人及经办人，归档保存；
2. 印章使用情况每季度在小区显著位置公示，接受业主监督；
3. 出现印章遗失、被盗等情况，需立即向公安机关报案，并在小区显著位置公告，重新刻制印章后办理备案手续。
业主委员会应当建立健全业主大会和业主委员会档案管理制度，对下列档案资料进行妥善保管：
1. 业主大会会议记录、决议、投票材料；
2. 业主委员会会议记录、决议；
3. 物业服务合同；
4. 维修资金筹集和使用情况；
5. 业主名册；
6. 其他相关档案资料。
档案资料应当分类整理、编号登记，存放于安全、便于查阅的地方，并指定专人负责管理。
业主有权查阅业主大会和业主委员会的档案资料，业主委员会应当予以配合，不得拒绝。
业主查阅档案资料时，应当遵守业主委员会制定的档案查阅管理制度，不得损坏、涂改档案资料，不得泄露档案资料中的涉密信息。
本规则经本小区业主大会表决通过后生效，并自生效之日起施行。本规则未尽事宜，按照相关法律、法规、规章和业主大会的决定执行。
本规则的修改，应当经业主大会按照本规则第八条规定的表决程序进行。修改后的本规则应当重新报街道办事处（乡镇人民政府）和县级人民政府房地产行政主管部门备案，并在本小区内显著位置公告。
1. 本规则由本小区业主委员会负责解释；
2. 在本规则执行过程中，如与国家新颁布的法律、法规、规章相抵触的，按照国家新颁布的法律、法规、规章执行。
本规则所称 “以上”“过半数”“不少于” 均包含本数。
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